Querétaro, Querétaro.- Omisiones dentro del proceso de fiscalización, inventario de activo fijo desactualizado, erogaciones sin documentación comprobatoria, pagos de servicios a proveedores no inscritos en el padrón, falta de manuales para el manejo de recursos públicos, son algunas de las observaciones que tuvo el Instituto Electoral de Querétaro (IEQ) en su cuenta pública, tras la auditoria por parte de la Entidad Superior de Fiscalización (ESF) para el periodo comprendido del 1 de enero al 30 de junio de 2010.
Detectó erogaciones que afectan el presupuesto de egresos, a través del fondo fijo, por la cantidad de $3 mil 797, cuya documentación comprobatoria carece de las firmas de los Consejeros que solicitaron el reembolso de los mencionados gastos.
Además de que las pólizas de registro carecen de evidencia documental que vislumbre que los gastos antes precisados fueron encaminados a atender actividades cívicas y reuniones oficiales; con lo que se quebrantó la norma interna que regula los requisitos que debe de contener la documentación comprobatoria soporte de los gastos.
Se encontró también omisión para revelar en la cuenta pública sujeta a fiscalización el correcto saldo final de los otros activos con que contaba al 30 de junio de 2010; y la cantidad reflejada en la cuenta contable 401-003-001-001-0001 denominada otros ingresos, se encuentra excedida por la cantidad de $1 200 pesos, al 30 de junio de 2010, ya que la fiscalizada canceló discrecionalmente la póliza de cheque 11893 de fecha 29 de octubre de 2009; con lo que se afectó la cuenta de resultado de ejercicios anteriores y no la de otros ingresos.
Durante este proceso de fiscalización se detectó también omisión para mantener actualizado el inventario del activo fijo, ya que dio de baja de sus activos hasta el 03 de junio de 2010 un vehículo Nissan Tsuru modelo 2009, cuando dicha acción debió haberse realizado desde el mes de noviembre de 2009, mes en que HDI Seguros, S.A. de C.V. solicitó a la Dirección de Ingresos de la Secretaría de Planeación y Finanzas, dar de baja las placas del citado vehículo, toda vez que dicha aseguradora dictaminó una pérdida total del vehículo, y por lo tanto comenzar el ejercicio presupuestal de 2010 sin dicho activo.
Hubo también observación en el sentido de que los Manuales Operativos y reglamentos del IEQ no contemplan políticas para la ejecución de los recursos públicos a su cargo; al carecer de lineamientos como una política que establezca que un funcionario autorizará montos y condiciones para efectuar inversiones.
Y falta de una política y plazo límite para gastos a comprobar de funcionarios y empleados; límites y tipos de gastos autorizados para viáticos y atención de funcionarios y empleados; normatividad para el control del gasto de telefonía celular y convencional, respecto de llamadas de larga distancia internacional y local; políticas para el combustible y lubricantes, políticas para el mantenimiento, uso y control del parque vehicular, y una que delimite la fecha máxima de comprobación de los gastos por comprobar.
Erogaciones con cargo al presupuesto de egresos, con prestadores de bienes y servicios no inscritos en el padrón de proveedores del Instituto Electoral de Querétaro, así como donativos al Museo de Arte de Querétaro en cantidad de 3 mil pesos por la utilización de espacios físicos para llevar a cabo conferencias siendo que la Ley para el Manejo de los Recursos Públicos del Estado de Querétaro delimita que no se podrán otorgar donativos a favor de beneficiarios que dependan económicamente del presupuesto y cuyos principales ingresos provengan del mismo.
Carecer de un programa de auditoría interna, y por ende la Comisión de Control Interno omitió elaborar y remitir al Consejo General, los dictámenes anuales derivados de los informes que contengan los resultados de las revisiones que practique a los órganos operativos y técnicos del Instituto; lo anterior derivado de una falta de vigilancia en el cumplimiento de las metas y objetivos que tiene encomendados los órganos operativos y técnicos de la fiscalizada.
La ESF instruyó al IEQ a iniciar los procesos administrativos y se lleven a cabo las correcciones en las irregularidades detectadas, con motivo de las observaciones plasmadas, para que dentro de un plazo improrrogable de 45 días hábiles contados a partir de la notificación del presente, informe por escrito sobre el seguimiento de las acciones implementadas, y en su caso, el fincamiento de responsabilidad a que han sido merecedores los involucrados.
Detectó erogaciones que afectan el presupuesto de egresos, a través del fondo fijo, por la cantidad de $3 mil 797, cuya documentación comprobatoria carece de las firmas de los Consejeros que solicitaron el reembolso de los mencionados gastos.
Además de que las pólizas de registro carecen de evidencia documental que vislumbre que los gastos antes precisados fueron encaminados a atender actividades cívicas y reuniones oficiales; con lo que se quebrantó la norma interna que regula los requisitos que debe de contener la documentación comprobatoria soporte de los gastos.
Se encontró también omisión para revelar en la cuenta pública sujeta a fiscalización el correcto saldo final de los otros activos con que contaba al 30 de junio de 2010; y la cantidad reflejada en la cuenta contable 401-003-001-001-0001 denominada otros ingresos, se encuentra excedida por la cantidad de $1 200 pesos, al 30 de junio de 2010, ya que la fiscalizada canceló discrecionalmente la póliza de cheque 11893 de fecha 29 de octubre de 2009; con lo que se afectó la cuenta de resultado de ejercicios anteriores y no la de otros ingresos.
Durante este proceso de fiscalización se detectó también omisión para mantener actualizado el inventario del activo fijo, ya que dio de baja de sus activos hasta el 03 de junio de 2010 un vehículo Nissan Tsuru modelo 2009, cuando dicha acción debió haberse realizado desde el mes de noviembre de 2009, mes en que HDI Seguros, S.A. de C.V. solicitó a la Dirección de Ingresos de la Secretaría de Planeación y Finanzas, dar de baja las placas del citado vehículo, toda vez que dicha aseguradora dictaminó una pérdida total del vehículo, y por lo tanto comenzar el ejercicio presupuestal de 2010 sin dicho activo.
Hubo también observación en el sentido de que los Manuales Operativos y reglamentos del IEQ no contemplan políticas para la ejecución de los recursos públicos a su cargo; al carecer de lineamientos como una política que establezca que un funcionario autorizará montos y condiciones para efectuar inversiones.
Y falta de una política y plazo límite para gastos a comprobar de funcionarios y empleados; límites y tipos de gastos autorizados para viáticos y atención de funcionarios y empleados; normatividad para el control del gasto de telefonía celular y convencional, respecto de llamadas de larga distancia internacional y local; políticas para el combustible y lubricantes, políticas para el mantenimiento, uso y control del parque vehicular, y una que delimite la fecha máxima de comprobación de los gastos por comprobar.
Erogaciones con cargo al presupuesto de egresos, con prestadores de bienes y servicios no inscritos en el padrón de proveedores del Instituto Electoral de Querétaro, así como donativos al Museo de Arte de Querétaro en cantidad de 3 mil pesos por la utilización de espacios físicos para llevar a cabo conferencias siendo que la Ley para el Manejo de los Recursos Públicos del Estado de Querétaro delimita que no se podrán otorgar donativos a favor de beneficiarios que dependan económicamente del presupuesto y cuyos principales ingresos provengan del mismo.
Carecer de un programa de auditoría interna, y por ende la Comisión de Control Interno omitió elaborar y remitir al Consejo General, los dictámenes anuales derivados de los informes que contengan los resultados de las revisiones que practique a los órganos operativos y técnicos del Instituto; lo anterior derivado de una falta de vigilancia en el cumplimiento de las metas y objetivos que tiene encomendados los órganos operativos y técnicos de la fiscalizada.
La ESF instruyó al IEQ a iniciar los procesos administrativos y se lleven a cabo las correcciones en las irregularidades detectadas, con motivo de las observaciones plasmadas, para que dentro de un plazo improrrogable de 45 días hábiles contados a partir de la notificación del presente, informe por escrito sobre el seguimiento de las acciones implementadas, y en su caso, el fincamiento de responsabilidad a que han sido merecedores los involucrados.
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